Gestión de Anticipos
No siempre es fácil determinar cuando a un pago se le debe dar el tratamiento de anticipo o se debe tratar como una venta efectiva.
Para quienes llevan contabilidad por el sistema de causación, que son todas las empresas y las personas naturales obligadas a declarar, deben registrar el ingreso [venta] aún cuando no hayan recibido el dinero, puesto que deben hacerlo al momento de perfeccionarse la venta, aunque se haya realizado a crédito, o sólo se haya recibido una cuota inicial.
Esto hace que la empresa deba pagar el IVA generado en la venta aun cuando no haya recibido un peso por ello, situación que afecta el flujo de efectivo de la empresa, afecta su liquidez.
Esta situación en algunas ocasiones se puede evitar cuando la llamada cuota inicial se le puede dar el tratamiento de anticipo, tratamiento que no siempre se le puede dar.
Para que un pago adelantado o cuota inicial pueda ser tratado como anticipo, el pago no debe corresponder a una obligación efectiva, ya determinada, pues si esta obligación se ha perfeccionado, el derecho a exigir el pago de esa obligación ya ha surgido, y por el principio de causación, se debe reconocer el ingreso respectivo.
Luego, para que al pago inicial se le pueda dar el tratamiento de anticipo, no debe existir ninguna obligación consumada, efectiva.
Vamos a trabajar la gestión de anticipos con un ejemplo:
Por ejemplo cuando se compra una máquina a crédito y se da una cuota inicial, estamos ante una obligación cierta por cuando se ha entregado y facturado la máquina negociada, y el cliente recibe su máquina. En este caso, se debe reconocer la venta desde un principio.
Pero si el cliente da un anticipo para que la empresa le fabrique su máquina y se la entregue en un tiempo futuro cuando esté terminada, entonces el pago inicial sí se puede tratar como anticipo, puesto que al no existir aun una máquina que entregar, no se puede facturar ni se puede transferir el dominio de una cosa que aun no existe, que sólo existirá en el futuro, y solo hasta entonces se reconocerá el ingreso en la contabilidad.
Si la empresa tiene su producto terminado, y lo vende y entrega a su cliente, el pago inicial que reciba por su venta no podrá tratarse como anticipo, sino que se deberá reconocer el ingreso por la venta.
En cambio, si la empresa no tiene el producto fabricado, sino que recibe un anticipo del cliente para iniciar la fabricación del producto, el pago recibido se debe tratar como anticipo, y hasta tanto no fabrique y entregue el producto, no reconocerá el ingreso.
En este caso, la empresa recibe un dinero con el cual adquirirá los insumos para luego fabricar el producto encargado; como vemos, al momento de firmar el contrato y recibir el dinero por el anticipo, la empresa no tienen ningún producto en el inventario, por lo tanto no puede existir una venta. Con ese dinero, la empresa comprará insumos y los contabilizará en materias primas, luego en productos en proceso y por último si contabiliza el producto terminado, lo cual puede suceder semanas o meses después de recibir el anticipo. Es en el momento de retirar el producto del inventario y entregarlo al cliente es cuando se perfecciona la venta.
Sucede lo mismo cuando un comerciante vende productos sobre pedidos. Supongamos que el comerciante X el día 01 de octubre “vende” un computador a un cliente y le cobra la mitad del valor. En ese momento el comerciante X no tiene ningún computador en su inventario, lo que hace es pedir ese computador a su proveedor en el exterior, quien se lo enviará a los 15 días.
Así, el 01 de octubre, el comerciante no debe contabilizar una venta sino un anticipo. Técnicamente es imposible que pueda contabilizar una venta puesto que no tiene nada que vender en su inventario. La venta se perfeccionará 15 días después que reciba el producto de de su proveedor y entregue al cliente el pedido.
Este tratamiento permitirá causar el Iva al momento de perfeccionar la venta, tratamiento que cuando se trata de plazos de entrega extensos, puede resultar muy benéfico para el comerciante.
Para generar un anticipo contable en G2K ERP :
1.- Creamos un anticipo en Tesorería/Anticipos.
2.- Contabilizamos el anticipo, esta acción crea una punte contable que regula la entrada/salida del banco/caja contra la cuenta de anticipos del cliente/proveedor/acreedor.
3.- Cuando realizamos un pago desde tesorería, el sistema comprueba el saldo de la cuenta contable de anticipos del cliente/proveedor/acreedor y en el caso de existir saldo, nos preguntará que importe queremos usar a la hora de realizar el pago del recibo.
4.- Si le indicamos alguna cantidad, el apunte del pago reflejará la parte pagada desde anticipos a la pagada desde banco/caja.
5.- Los anticipos creados desde Tesorería/Anticipos pueden echarse hacia atrás pulsando el botón de descontabilizar anticipos, pero en el caso de que hayamos usado el anticipo en algún pago y no quede saldo suficiente en la cuenta contable, no nos lo permitirá, por lo que tendremos que deshacer el pago primero, para después poder descontabilizar el anticipo.
6.- En el caso de facturación con formas de pago que tengan activado el check de pago automático, tenemos a nuestra disposición un check que le indica a los cobros/pagos que deben de utilizar siempre anticipos (en el caso de que los hubiese).
Ejemplo de como generar un anticipo contable en G2K ERP
En Tesorería/Anticipos creamos un anticipo
Contabilizamos el anticipo desde Procesos/Contabilizar Anticipos
El asiento que nos genera la contabilización del anticipo es el siguiente, carga la entrada del dinero en la cuanta 572 y abona a la cuenta de anticipo del cliente.
Al realizar el pago desde cartera el programa nos pregunta que cantidad del anticipo contabilizado deseamos utilizar.
El asiento contable que nos genera el pago es el siguiente.
Si queremos descontabilizar un anticipo, lo haremos desde la opción Procesos/Descontabilizar Anticipos. Debemos confirmar que el anticipo no este utilizado desde cartera, de lo contrario deberíamos deshacer todos los pasos anteriores para poder descontabilizar el anticipo.
Cada vez que utilicemos un anticipo en la ficha del cliente/estadísticas/anticipos se nos incrementara por el importe del anticipo.
Ejemplo de como generar anticipos facturados en G2K ERP
Para generar anticipos facturados en G2K ERP :
1.- Creamos un articulo para la facturación de anticipo, las cuentas de compras y ventas de este artículo deben ser las cuentas en las que vayamos a pagar/cobrar ese anticipo, deberemos tener tantos artículos de anticipo como cuentas de pago/cobro, o bien deberemos indicarle al sistema que pregunte la cuenta de cobro/pago.
2.- Creamos una factura por el anticipo, utilizando el artículo de anticipo que hemos creado. Si comprobamos el apunte de la factura, veremos que en lugar de utilizar la cuenta de ventas/compras del artículo, ha utilizado la cuenta de anticipos del cliente/proveedor/acreedor.
3.- Si cuando creamos el artículo del anticipo marcamos el check de preguntar datos, al introducir la linea del anticipo en la factura nos preguntara la cuenta y la fecha sobre la que realizar el pago de la misma.
4.- Si para hacer la factura de anticipo no hemos utilizado un artículo de anticipo marcado como contado, cuando la contabilicemos se marcará el recibo como "recibido", es decir, en gestión de cobro, pasando la deuda del cliente/proveedor/acreedor a su respectiva cuenta de "en gestión de cobro". Al realizar el correspondiente pago del recibo se generará el apunte del pago liquidando la deuda de anticipo del cliente/proveedor/acreedor con su respectivo cuenta de gestión de cobro.
5.- Si para hacer la factura de anticipo hemos utilizado un artículo de anticipo contado, cuando la contabilicemos se realizará el pago automático de la factura. El apunte que generará el pago liquidará la deuda con el cliente/proveedor/acreedor y aumentará nuestra cuenta de ventas/compras..
6.- Si nuestro anticipo no es contado, cuando nos lo abonen, iremos a cartera y lo marcaremos como pagado, lo que nos generará un apunte que liquidará la cuenta de compras/ventas ( o la especifica en el caso de tener activado la opción de preguntar datos ), contra la cuenta de anticipo del cliente/proveedor/acreedor.
7.- Ahora haremos la factura al cliente/proveedor/acreedor, la que justifique la venta/compra del bien/servicio sobre la cual querremos aplicar el anticipo utilizado. Nada mas elegir el cliente, nos avisará que tenemos anticipos para ese cliente. En el detalle deberemos introducir las líneas de la venta/compra, más una línea con nuestro anticipo en el que las unidades estarán en negativo. Esta acción nos abrirá una ventana en la que nos mostrará los anticipos que tenemos de ese cliente y donde podremos elegir cuales de ellos utilizar, y que importe de cada uno. Esta acción terminará de liquidar los saldos de anticipos por las cantidades indicadas, llevando a las cuentas de compras y ventas, las diferencias que nos quedaban.
Creamos un artículo que sea anticipo, el artículo anticipo lo podemos crear con varias casuísticas, en la primera de ellas marcaremos unicamente el check de "anticipo" en la ficha del artículo, poniendo en cuenta de compras o cuenta de ventas las cuentas de pago/cobro.
Generamos la factura del anticipo, vamos a utilizar una factura de ventas, pero se trabajaría de la misma manera con una de compras.
El asiento contable que nos genera la factura del anticipo es el siguiente, en el debe la cuenta del cliente, y en el haber la cuenta de anticipo e IVA, ya que no estamos vendiendo una mercancía en lugar de llevarlo a una 700 lo está llevando a la cuenta del producto que estamos vendiendo que es la de anticipos 438.
En cartera nos genera un movimiento, desde la cuenta del cliente 430 a la cuenta de gestión de cobros 431, pues se ha marcado de forma automática como "recibido", ya que este anticipo lo hemos facturado pero no lo hemos cobrado aún, con este movimiento la cuenta del cliente nos queda saldada.
El asiento de pago será al debe la cuenta de bancos 572 y al haber la cuenta de gestión de cobro 431.
A la hora de usar el anticipo generaremos una factura por la venta con una línea que sea el anticipo que hemos vendido anteriormente pero en negativo.
El asiento de esta factura sera al debe el anticipo 438 y el cliente 430 y al haber la cuenta de ventas 700 y el IVA 477.
Tal y como hemos dicho en el primer punto, vamos a explicar la segunda forma de tratar este tipo de anticipos. Al generar el artículo anticipo chequeamos las opciones de "anticipo" y "anticipo contado". Es importante que el fijar esta opción la forma de pago que utilicemos para la factura no tenga el check de "pago automático". Las cuentas de Compras y Gastos tendrán que ser unas 570/572 para que el asiento de pago nos lo haga a la cuenta correcta.
Generamos la factura de la misma forma que hemos hecho antes.
Recuerda que la forma de pago que utilices para esta factura NO debe tener marcado el check de "pago automático"
El asiento que genera la factura es el habitual, al debe la del cliente 430 y al haber la del anticipo 438 y el IVA 477.
El asiento de pago será de la cuenta de ventas 700 a la cuenta del cliente 430, nos deja saldo en la 438 que cancelaremos al utilizar el anticipo.
Cuando generamos una factura a un cliente que tiene anticipos, al poner en la factura el cliente, el programa te avisa que tiene un anticipo. Haremos una factura por la venta que lleve una línea por el artículo que estamos vendiéndole y otro que sea al anticipo anteriormente facturado con signo negativo.
Al grabar la línea se abre una pantalla que nos informa de los anticipos que tiene ese cliente y las facturas relacionadas con ellos. En el campo "usar" ponemos la cantidad que deseamos y hacemos doble click sobre el anticipo disponible que deseemos gastar, y grabamos.
El asiento que nos genera al cerrar la factura es al debe el anticipo 438 y el cliente 430 y al haber la cuenta de ventas 700 y el IVA 477. El asiento de pago será al debe la cuenta de bancos 572 y al haber la del cliente 430, ya que la 438 ya esta cancelada con el cierre de la factura.
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RECUERDA
Tal y como hemos dicho en el primer punto, vamos a explicar otra forma de tratar este tipo de anticipos. Al generar el artículo anticipo chequeamos las opciones de "anticipo" y "anticipo pregunta datos".
Generamos la factura de forma convencional, insertamos la línea del anticipo y se despliega una pantalla que nos pregunta los datos del anticipo. La cuenta que le indicaremos será en la que recibamos el importe del anticipo a la hora de realizar el pago.
El proceso de cerrar la factura es el mismo que el que hemos explicado en el primer apartado.