¿Para qué sirve la gestión documental?
La gestión documental es un módulode ERP G2K conel que evitaremos la acumulación de documentos físicos, almacenandolos digitalmente en el sistema, y posteriormente podremos visualizarlos desde cualquier puesto, incluso a través de los puestos remotos u otras oficinas.
Su funcionalidad es poder adjuntar documentos de todo tipo a los registros de los formulario donde se ha intalado la gestión documental:
- Documentos de ventas (ofertas, pedidos, albaranes, facturas): por ejemplo documentación complementaria como planos, certificados, autorizaciones, gráficos,
- Documentos de compras (ofertas, pedidos, albaranes, facturas): por ejemplo los documentos originales.
- Maestro de terceros (terceros, clientes, proveedores, acreedores, agentes, empleados): por ejemplo contratos, tarifados, ....
Para introducir un documento de la gestión documental en G2K
Los documentos pueden almacenarse en la base de datos o en una secundaria, deberemos de indicarselo en el INI.
Para acceder a la gestión documental bastará con pulsar el botón habilitado para este fin al lado del navegador de cada formulario, este botón se verá en color rojo si tiene documentos adjuntos al registro en pantalla y verde si no tiene.
Todos los documentos pueden tener a su vez documentos relacionados de otros formularios, que los veremos en el detalle del formulario de Gestión documental. Las relaciones que existen son:
a) En terceros, todos aquellos documentos de los maestros asociados a ese tercero.
b) En Clientes, los del tercero de ese cliente.
c) Proveedores, acreedores, agentes y empleados: igual que clientes.
d) Documentos de compras o ventas: los de aquellos documentos relacionados con el, los del cliente y los del tercero.
e) Las empresas podrán pedir que se personalice su ERP G2K incluyendo el módulo de gestión documental en otros formularios que les interesen.
Acciones a realizar con los documentos adjuntos:
a) Adjuntar nuevos documentos.
b) Abrirlos, siempre que en el equipo donde se solicite tenga el software necesario para ello.
c) Modificar el orden ente ellos para el registro activo.
d) Modificar documentos.
Ejemplo de como introducir undocumento en G2K ERP
Para introducir un documento en Terceros haremos doble click en el icono de Gestión Documental
Introduciremos los documentos en la parte superior de la ventana. Por ejemplo en una factura podemos introducir el plano de la pieza que le estamos vendiendo.
En la parte inferior nos muestra los documentos relacionados con el que estamos introduciendo en ese momento. Por ejemplo: si estamos en la factura del ejemplo anterior, en la parte inferior veremos los documentos que introdujimos en la ficha del cliente de la factura, como el contrato que hemos firmado.
